Praetor

Conditions générales d’utilisation

• Abonnement : redevance mensuelle due par l’utilisateur.
• Anomalie : tout dysfonctionnement reproductiblenimputable au Logiciel.
• Données : informations traitées via le Logiciel, y compris les données personnelles.
• Utilisateur : toute personne physique accédant au Logiciel.
• Documentation : guides et manuels fournis par l’Éditeur.

1. Introduction et objet des CGU
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles les utilisateurs peuvent accéder et utiliser le logiciel PRAETOR (ci-après « le Logiciel »), édité par la société IMPERIUM (« L’Éditeur »), SAS au capital de 10.000€ (DIX MILLE EUROS) immatriculée sous le numéro 940 477 649 au RCS de VERSAILLES, et dont le siège social est à VERSAILLES (78000), Centre d’Affaires Foch, 25 rue du Maréchal Foch.

PRAETOR est une solution logicielle destinée aux offices notariaux, conçue pour optimiser la gestion des dossiers, automatiser des tâches récurrentes et améliorer le confort de travail des collaborateurs du notariat. Le Logiciel offre notamment des fonctionnalités d’analyse de pièces, de découpe et de renommage de documents, de collecte de pièces LCB-FT ou de pièces nécessaires à l’instruction des actes authentiques, et de préparation de documents conformes aux règlementations en vigueur.

L’utilisation du Logiciel est conditionnée par l’acceptation pleine et entière des présentes CGU par l’Utilisateur. En accédant et en utilisant PRAETOR, l’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepter sans réserve.

Le Logiciel est mis à disposition des offices notariaux sous forme d’abonnement mensuel, avec une facturation au nombre de postes informatiques équipés. Un minimum de souscription est fixé par étude en fonction du nombre de notaires de la structure. Chaque étude est identifiée par son numéro CRPCEN.

Les CGU ont vocation à encadrer l’utilisation du Logiciel et à préciser les droits et obligations des parties, notamment en matière de responsabilité, de protection des données et de support technique.

L’Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Logiciel PRAETOR afin d’améliorer ses performances et de s’adapter aux évolutions réglementaires. Ces évolutions pourront être déployées automatiquement sans impact sur l’utilisation du Logiciel. Pour toute question relative aux présentes CGU, l’Utilisateur peut contacter l’Éditeur à l’adresse suivante : contact@praetor-notariat.com

2. Accès au service
L’accès à PRAETOR se fait sur invitation uniquement. Il est réservé aux offices notariaux ayant souscrit à l’offre ou l’une des offres d’abonnement disponible(s). L’Utilisateur est responsable de l’installation et de la configuration du
Logiciel sur son matériel informatique, dans le respect des prérequis techniques fournis par l’Éditeur. Une aide à l’installation peut être proposée.

L’Utilisateur est tenu de sécuriser son accès au Logiciel en adoptant des mesures de protection adéquates, telles que l’utilisation de mots de passe forts, la mise à jour régulière de son environnement informatique, et l’utilisation d’outils de cybersécurité conformes aux standards en vigueur.

L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des conséquences liées à un accès non autorisé résultant d’une négligence de l’Utilisateur.

3. Description des fonctionnalités

PRAETOR propose différentes fonctionnalités destinées à faciliter le travail des offices notariaux, notamment :

• Génération de pièces obligatoires : génération de pièces, principalement au format PDF, liées aux obligations LCB-FT, documents cadastraux et bases publiques (ERRIAL, BASIAS, Géorisques, etc.).
• Gestion de documents : normalisation et organisation automatique des fichiers (renommage), découpe de fichiers (compromis format « Modelo »), convertisseur de formats de documents (Word, PDF, image…).
• Aide à la facturation et la taxe : assistance aux collaborateurs du notariat pour effectuer un calcul au plus juste des émoluments en vertu du tarif réglementaire, en tenant compte de toutes les pièces récupérées grâce à PRAETOR.
• Analyse de documents : fourniture d’un rapport détaillé du contenu de pièces (dossier de diagnostics techniques, etc.).
• Assistance à la rédaction : extraction et rédaction de parties obligatoires des actes authentiques (origine de propriété, etc.).

L’accès à certaines fonctionnalités peut être restreint en fonction de l’offre souscrite par l’Utilisateur, si plusieurs formules sont proposées.

4. Conditions d’utilisation
L’Utilisateur s’engage à utiliser PRAETOR dans le strict cadre de son activité professionnelle et conformément aux lois et règlements en vigueur. Toute utilisation abusive, frauduleuse ou détournée du Logiciel est strictement interdite.

Il est interdit à l’Utilisateur de :

• Copier, modifier, distribuer ou reproduire tout ou partie du Logiciel sans l’accord préalable de l’Éditeur.
• Permettre l’accès à PRAETOR à des tiers non autorisés.
• Tenter d’accéder aux données, fonctionnalités, code source ou requêtes du Logiciel sans autorisation spécifique et écrites de l’Éditeur.

Tout manquement aux présentes conditions pourra entraîner la suspension immédiate de l’abonnement, sans préjudice de poursuites judiciaires.

5. Responsabilités
L’Éditeur s’engage à fournir un Logiciel conforme aux spécifications définies et à assurer sa maintenance corrective et évolutive, afin de garantir un niveau de performance optimal. L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des interruptions temporaires du service liées à des opérations de maintenance, des mises à jour, ou des cas de force majeure tels que définis à l’article 1218 du Code civil. L’Éditeur s’engage à minimiser ces interruptions et à établir des plans de continuité détaillés afin d’assurer une reprise rapide et sécurisée du service, conformément aux exigences de gestion des risques liées aux tiers de l’article 28 de la règlementation DORA.

L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, y compris, sans s’y limiter, la perte de chiffre d’affaires, la perte de clientèle, la perte de données ou toute autre perte économique résultant de l’utilisation du Logiciel.
Sa responsabilité est expressément limitée aux seuls dommages directs prouvés, résultant d’une faute avérée imputable à l’Éditeur, et ce, dans la limite du montant total des sommes perçues au titre de l’abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant l’événement donnant lieu à responsabilité.

L’Utilisateur est responsable de l’utilisation qu’il fait du Logiciel et de la conformité des données traitées aux réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles. Il lui incombe de vérifier l’exactitude et la pertinence des informations saisies ou générées par le Logiciel et de s’assurer de leur conformité aux exigences légales et réglementaires applicables à son activité.

L’Utilisateur reconnaît que PRAETOR s’appuie sur des bases de données publiques et que l’Éditeur ne saurait être tenu responsable du caractère erroné, incomplet ou obsolète des informations fournies par ces bases externes. Il est également convenu que l’Éditeur ne pourra être tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou dysfonctionnements de ces services tiers, pouvant entraîner des interruptions temporaires ou une limitation des fonctionnalités du Logiciel.

L’Utilisateur est tenu de respecter les prérequis techniques communiqués par l’Éditeur. L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des éventuelles incompatibilités du Logiciel avec les systèmes tiers non conformes à ces prérequis, ni des conséquences d’une mauvaise configuration du poste utilisateur.

En aucun cas, l’Éditeur ne pourra être tenu responsable des décisions prises par l’Utilisateur sur la base des résultats fournis par le Logiciel, ni des conséquences qui en découleraient.

L’Utilisateur s’engage à ne pas solliciter ou embaucher, directement ou indirectement, tout employé de l’Éditeur ayant participé au développement ou au support du Logiciel PRAETOR pendant la durée du contrat et une période de douze (12) mois après sa résiliation.

L’Utilisateur s’interdit d’exploiter, directement ou indirectement, tout savoir-faire tiré de l’utilisation du Logiciel à des fins concurrentielles, sous peine de poursuites judiciaires.

L’Utilisateur s’interdit d’utiliser tout fichier public dont l’accès est assuré par PRAETOR (ex : Registre des Bénéficiaires Effectifs) à des fins prohibées par la législation en vigueur, ou pour effectuer des recherches qui ne concerneraient pas directement un client de son propre office notarial.

6. Tarification et paiement
L’utilisation de PRAETOR est soumise à la souscription d’un abonnement mensuel, dont le coût est défini en fonction du nombre de postes informatiques utilisés au sein de l’étude notariale.

Le paiement s’effectue mensuellement, à terme à échoir, par prélèvement automatique, selon les modalités définies lors de la souscription de l’abonnement. Toute modification des informations de paiement doit être communiquée à l’Éditeur dans les plus brefs délais. L’Éditeur s’engage à assurer une continuité de service et de reprise en cas de défaillance financière, conformément à l’article 30 de la règlementation DORA, pour garantir la disponibilité des services essentiels.

En cas de défaut de paiement, l’accès au Logiciel pourra être suspendu immédiatement et sans préavis. L’Éditeur appliquera des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros hors taxes pour frais de recouvrement.

L’accès futur au logiciel, même après que la situation ait été régularisée, ne sera pas garanti. Des pénalités de retard pourront être appliquées conformément aux dispositions légales en vigueur.

Les tarifs appliqués sont précisés dans le présent contrat et peuvent faire l’objet d’une modification de la part de l’Éditeur en cours d’exécution du contrat.

L’Éditeur se réserve le droit de réviser les tarifs de l’abonnement, sous réserve d’une notification préalable aux utilisateurs au moins 30 jours avant leur application. En cas de désaccord avec la nouvelle tarification, l’Utilisateur pourra résilier son abonnement conformément aux dispositions prévues dans les présentes CGU.

7. Protection des données et confidentialité
L’Éditeur s’engage à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées par le Logiciel, conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et aux réglementations applicables en matière de protection des données personnelles.

L’Utilisateur demeure seul responsable de la légalité, de l’exactitude et de la pertinence des données qu’il traite via le Logiciel. Il lui incombe de s’assurer que toute collecte et tout traitement de données à caractère personnel effectués via le Logiciel sont conformes aux obligations légales en vigueur, y compris l’information et l’obtention du consentement des personnes concernées, lorsque cela est requis.

L’Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment en matière de confidentialité, de prévention des accès non autorisés, de perte, d’altération ou de destruction des données. Ces mesures comprennent, sans s’y limiter, des protocoles de chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès stricts, ainsi qu’un suivi régulier de la sécurité des infrastructures.

En cas de violation de données à caractère personnel, l’Éditeur s’engage à en informer l’Utilisateur dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance, en fournissant toutes les informations nécessaires pour lui permettre de remplir ses propres obligations de notification auprès des autorités de contrôle compétentes et, le cas échéant, des personnes concernées.

L’Utilisateur peut exercer ses droits d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation et d’effacement en contactant l’Éditeur à l’adresse suivante : contact@praetornotariat.com. Une réponse sera apportée dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la réception de la demande, sous réserve de l’exercice légitime de ces droits.

Les Parties s’engagent à préserver la confidentialité de toutes les informations échangées pendant la durée du contrat et pendant une période de cinq (5) ans après sa résiliation. L’Éditeur s’engage également à ne pas transférer les données de l’Utilisateur en dehors de l’Espace Économique Européen sans mise en œuvre de garanties appropriées conformément aux exigences du RGPD.
En cas de cessation du contrat, l’Éditeur s’engage, sur demande écrite de l’Utilisateur, à restituer ou à détruire les données personnelles dans un délai de trente (30) jours, sous réserve des obligations légales de conservation
applicables.

8. Propriété intellectuelle
Le Logiciel PRAETOR a été codé et développé par Me Jean-Baptiste BULLET, notaire à CHEVILLY-LARUE (94).
Le Logiciel PRAETOR, ainsi que l’ensemble de ses composants (codes sources, interfaces, logos, bases de données, etc.), sont la propriété exclusive de l’Éditeur bénéficiant d’un droit d’exploitation. Toute reproduction, distribution ou exploitation non autorisée du Logiciel est strictement interdite.

L’Utilisateur reconnaît que toute tentative de décompilation, d’ingénierie inverse ou d’exploitation des composants du Logiciel à des fins autres que celles prévues par l’Éditeur est strictement interdite et donnera systématiquement lieu à des poursuites judiciaires.

9. Support et maintenance
L’Éditeur s’engage à fournir aux utilisateurs de PRAETOR un support technique pour garantir le bon fonctionnement du Logiciel. Le support technique est accessible via les canaux de communication définis lors de la souscription de l’abonnement. L’Éditeur s’engage à fournir une réponse initiale dans un délai indicatif de 24 à 48 heures ouvrées, sous réserve de la complexité de la demande.

Le support comprend :

• Une assistance technique pour résoudre les éventuels dysfonctionnements ou bugs rencontrés par l’Utilisateur.
• Des mises à jour régulières du Logiciel afin d’améliorer ses fonctionnalités et garantir sa conformité aux évolutions réglementaires.
• Une documentation détaillée mise à disposition de l’Utilisateur pour faciliter l’utilisation du Logiciel.

L’Éditeur s’engage à informer les utilisateurs de toute maintenance programmée susceptible d’affecter temporairement l’accès au Logiciel et à définir dans les contrats des modalités précises d’intervention, de reprise et de résolution des Anomalies critiques, conformément aux exigences de l’article 30 de la règlementation DORA. L’Utilisateur reconnaît que certaines opérations de maintenance peuvent nécessiter une interruption temporaire du service.

L’Utilisateur est responsable de l’application des mises à jour et des recommandations fournies par l’Éditeur afin de garantir la sécurité et la performance du Logiciel. L’Éditeur informera l’Utilisateur des mises à jour critiques nécessitant une intervention immédiate.

L’Éditeur se réserve le droit d’apporter des évolutions et mises à jour au Logiciel, lesquelles pourront être obligatoires afin de garantir sa conformité aux réglementations en vigueur. Certaines fonctionnalités nouvelles pourront faire l’objet d’une tarification distincte, sous réserve d’une acceptation expresse de l’Utilisateur

L’Éditeur peut faire appel à des sous-traitants pour l’exécution des prestations, notamment en matière d’hébergement et de maintenance. L’Éditeur a pour mission de s’assurer que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité, conformément au RGPD.

Certaines interventions de maintenance ou de support non incluses dans l’abonnement pourront faire l’objet d’une facturation spécifique, selon les modalités définies dans la documentation contractuelle.

L’Éditeur s’engage à assurer une disponibilité du service de 95 % sur une base annuelle de jours ouvrés (du lundi au vendredi, samedi et dimanche et jours fériés exclus), hors cas de maintenance programmée et de force majeure. Le taux de disponibilité est calculé sur une période de 12 mois glissants et exclut les interruptions programmées annoncées au préalable. Les périodes de maintenance correctives urgentes nécessaires pour garantir la sécurité ne sont pas comptabilisées dans ce taux.

Chaque partie s’engage à informer l’autre par écrit dans un délai de 5 jours ouvrés suivant la survenance d’un événement de force majeure.

En cas de force majeure avérée, l’Éditeur pourra suspendre ou mettre fin à l’accès au Logiciel, sans préavis, et sans que cela n’engage sa responsabilité.

L’Utilisateur s’engage à ne pas développer, directement ou indirectement, un service similaire ou concurrent à PRAETOR pendant une durée de douze (12) mois suivant la cessation de son abonnement.

10. Durée et résiliation

L’abonnement au Logiciel PRAETOR est souscrit sans engagement ni de l’Utilisateur, ni de l’Éditeur.
L’accès au Logiciel PRAETOR est exclusivement réservé aux offices notariaux invités par l’Éditeur et ayant souscrit à l’une des offres d’abonnement proposées. Cet accès ne constitue en aucun cas un droit acquis pour l’Utilisateur et demeure à la discrétion exclusive de l’Éditeur. Toute tentative de contournement des restrictions d’accès est strictement interdite et pourra entraîner la résiliation immédiate de l’abonnement.
L’abonnement est conclu pour une durée indéterminée, sauf stipulation contraire dans les conditions particulières, et peut être résilié à tout moment :

• Par l’Utilisateur, moyennant un préavis de trente (30) jours, par notification écrite adressée à l’Éditeur via l’adresse électronique ou postale mentionnée dans les présentes CGU.
• Par l’Éditeur, à sa seule discrétion, sans justification requise, moyennant un préavis de trente (30) jours. L’Éditeur informera l’Utilisateur par écrit (courrier électronique ou postal). En cas de manquement grave aux présentes CGU (notamment en cas de défaut de paiement, utilisation abusive, frauduleuse ou contraire aux lois en vigueur), l’Éditeur pourra procéder à la résiliation immédiate et sans préavis, sans préjudice des dommages-intérêts susceptibles d’être réclamés.

L’Éditeur se réserve le droit, sans préavis, de suspendre ou résilier immédiatement l’accès à PRAETOR en cas de violation des présentes CGU ou de suspicion d’utilisation non conforme. Cette résiliation ne donnera lieu à aucun remboursement des sommes versées et pourra entraîner des poursuites judiciaires en cas de faute avérée. En cas de suspension pour violation des CGU, l’accès aux données pourra être temporairement restreint, sauf obligations légales ou judiciaires imposant leur conservation.

L’Utilisateur reconnaît qu’en cas de résiliation ou de suspension, l’accès au Logiciel et à l’ensemble de ses fonctionnalités sera immédiatement interrompu, sans ouverture à réclamation ni droit à compensation.
L’Utilisateur reconnaît expressément qu’aucune indemnité ou compensation ne pourra être exigée en cas de résiliation du contrat.

Sur demande écrite de l’Utilisateur dans un délai maximal de trente (30) jours après la résiliation, l’Éditeur pourra fournir un export des données sous un format standard (Excel, CSV, PDF) ; cette prestation faisant l’objet d’une facturation spécifique. Passé ce délai, les données seront définitivement supprimées des serveurs de l’Éditeur, sauf obligation légale de conservation.

La résiliation, quelle qu’en soit la cause, n’exonère pas l’Utilisateur du paiement des sommes dues jusqu’à la date effective de résiliation.

11. Modification des CGU
L’Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Toute modification sera notifiée à l’Utilisateur par voie électronique ou via le Logiciel. L’Utilisateur devra accepter les nouvelles CGU avant leur entrée en vigueur pour continuer à utiliser le Logiciel.

En cas de désaccord avec les modifications, l’Utilisateur peut résilier son abonnement dans les conditions définies à l’article 10.

12. Loi applicable et juridiction compétente
Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable par le biais d’une médiation avant toute action en justice. À défaut d’accord dans un délai de 60 jours, le litige sera porté devant les tribunaux compétents.

À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant les tribunaux compétents de VERSAILLES, sauf disposition légale impérative contraire.

L’Éditeur déclare avoir souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle garantissant les dommages pouvant résulter de l’utilisation du Logiciel PRAETOR. Une attestation pourra être fournie sur demande
de l’Utilisateur.

13. Droit de rétractation
Conformément aux dispositions de l’article L.221-3 du Code de la consommation, le Client dispose d’un délai de quatorze (14) jours à compter de la souscription du service pour exercer son droit de rétractation, sauf si l’utilisation du Logiciel a commencé avant la fin de ce délai avec l’accord du Client.

Un formulaire-type de rétractation est mis à disposition sur demande à l’adresse contact@praetor-notariat.com.